DE GROTE IT-VRAAG VAN KIWA
Hoe kunnen we onze servicemanagement-processen optimaliseren?
Onafhankelijk IT-advies van BCE
Als wij Michel Dorsman, IT Manager bij Kiwa Nederland, vragen over het ontstaan van de samenwerking tussen BCE en Kiwa, begint hij zijn verhaal met een terugblik op de periode vóór zijn eigen indiensttreding bij Kiwa. Zo'n tien jaar geleden vond de uitplaatsing van het vergunningverleningsproces plaats vanuit de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT), een toezichthouder van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Dit leidde tot de oprichting van Kiwa Register. Na enkele jaren succesvol opereren, werd duidelijk dat bepaalde systemen en processen verouderd raakten en dat er modernisering nodig was om toekomstbestendig te blijven.
Op dat moment werd gezocht naar een partner die een blauwdruk kon ontwikkelen van het volledige IT-landschap, inclusief de lopende processen. De vraag was: welke functionaliteiten zijn er, wat willen we behouden, en wat moet er veranderen? BCE werd toen benaderd om dit complexe en veelzijdige landschap in kaart te brengen.
Hoe breng je een complex IT-landschap in kaart?
Om een helder overzicht te krijgen van de huidige situatie en de gewenste situatie, heeft BCE een Enterprise Architectuur gemaakt. Hierbij is duidelijk in kaart is gebracht welke processen er zijn en welke functionaliteiten hierin zitten. Er zijn clusters gemaakt per functionaliteit en vervolgens is gekeken hoe dit het beste in te richten. Het gaat dan om een heleboel kleinere processen waar een beslissing over gemaakt moet worden. Neem bijvoorbeeld het genereren van brieven, dit kan per vergunning-verleensysteem of hier kan 1 centraal systeem voor worden ingericht.
Michel Dorsman: “Edwin van Kalkeren (Business/IT Consultant, BCE) heeft de Enterprise Architectuur ontworpen en vervolgens heeft Arvid van der Bruggen (Business/IT Consultant, BCE) het stokje overgenomen voor de uitvoering en monitoring van het plan.
Arvid bewaakt de vastgestelde roadmap, vertaalt deze naar projecten en bewaakt de toepassing van de Enterprise Architectuur. ”Het is mooi om te zien dat BCE’ers, en BCE als geheel, goed weten waar hun sterke kanten liggen. Zij weten de juiste collega in te zetten voor een bepaald project of onderdeel daarvan. Vanwege hun onafhankelijke positie binnen de IT-markt kunnen zij afstand houden en kijken wat echt het beste bij ons past.”
Michel Dorsman
IT Manager Kiwa Nederland
“Verschillende BCE'ers hebben bijgedragen aan het ontwerp van de Enterprise Architectuur en vervolgens aan de uitvoering en monitoring van het plan en de roadmap.
Het is mooi om te zien dat BCE goed weet waar hun sterke punten liggen. Ze zetten steeds de juiste collega in voor een specifiek project of onderdeel daarvan. Dankzij hun onafhankelijke positie binnen de IT-markt kunnen ze objectief blijven en goed beoordelen wat echt het beste bij ons past.”
BCE kent de processen en spreekt de taal van alle betrokken partijen
De uitvoering van de roadmap Enterprise Architectuur zal nog een aantal jaar in beslag nemen. Er wordt gewerkt met behapbare brokken zodat de doorgevoerde verbeteringen beheersbaar blijven. De continuïteit van de lopende processen blijft hierdoor bestaan zodat collega’s hun werk kunnen blijven uitvoeren. Alles wat we beslissen toetsen we aan dit plan en als we afwijken, dan doen we dit heel bewust.
Omdat er veel mensen betrokken zijn bij de uitvoering van de roadmap, is het van belang om te blijven toetsen of iedereen de vervolgstappen goed op het vizier heeft. De taak van Arvid (BCE) is dan ook om de processen goed te kennen, de betrokkenen te informeren, zo nodig deel te nemen aan leverancier selectietrajecten en de planning van de roadmap continu te monitoren. Hij spreekt de taal van alle partijen, zowel de techneuten als de verschillende leveranciers en medewerkers binnen Kiwa.
Wat is jullie grote IT-vraag?
Een grote IT-vraag is vaak een grote organisatie vraag. Onze onafhankelijke IT-adviseurs kijken met frisse ogen naar de situatie en stellen de juiste vragen. Zo komen we tot verassende oplossingen. We horen graag wat jullie ambitie is!
Continu verbeteren staat hoog in het vaandel, maar wel binnen een realistisch kader
Het verder uitwerken en monitoren van de Enterprise Architectuur, met als doel om snellere doorlooptijden te bereiken door ketenintegratie en digitalisering, gaat gestaag door. Hier is Kiwa zeker nog wel een aantal jaar mee zoet en dat is helemaal volgens plan. Dit heeft nou eenmaal tijd nodig en gaat gefaseerd. Het feit dat er een heel helder plan ligt waaraan alle beslissingen getoetst worden geeft ontzettend veel rust. Hard werken aan verbeteringen staat hoog in het vaandel, maar wel binnen een realistisch kader.
Michel Dorsman
IT Manager Kiwa Nederland
“De samenwerking met BCE ervaren we als heel prettig. Er is een kort lijntje met Joost van Bilsen (Partner, BCE). Er wordt meegedacht in oplossingen en ze zijn transparant over de afspraken & aanpak.
Uiteraard liggen de werkzaamheden contractueel vast, maar als we ergens tegenaanlopen dan is dat altijd bespreekbaar. Dat schept vertrouwen en werkt heel fijn.”
Over Kiwa
Kiwa bestaat uit meerdere onderdelen, Kiwa houdt zich in principe bezig met testen, inspecteren certificeren, training en consultancy, vooral gericht op het creëren van vertrouwen in de producten, diensten, processen, (management)systemen en medewerkers. Daarnaast is er Kiwa Register, zij zijn verantwoordelijk voor het uitgeven van vergunningen en wettelijke bevoegdheden in de transportsector voor bijvoorbeeld taxichauffeurs, vrachtwagenchauffeurs, zeevaarenden en piloten namens de Minister van Infrastructuur en Waterstaat. Hier vallen ook vliegtuigmonteurs en ander gecertificeerd personeel onder.
Over Michel Dorsman
Michel is sinds 2019 werkzaam bij Kiwa Register als manager van de unit Innovatie & Ontwikkeling. In deze rol is hij verantwoordelijk voor alle grote (ICT-)veranderingen binnen Kiwa Register die projectmatig moeten worden opgepakt en aangestuurd.
Bekijk hier het interview dat wij hielden met Michel over onze samenwerking.
Wij zijn volledig onafhankelijk
Wij zijn niet verbonden aan specifieke
IT-oplossingen of partnerships en zijn daardoor volledig onafhankelijk. Van ons dus geen mooie praatjes, puur omdat we er zelf aan kunnen verdienen. We kijken objectief naar de beste oplossing voor jouw ambities. Daarbij houden we een open blik en leggen we altijd meerdere opties naast elkaar. Zeldzaam in IT-land.
Meer weten?
Lees onze ERP-trends voor het mkb of bekijk onze cases.
VERTEL ONS JOUW AMBITIE
