DE GROTE IT-VRAAG VAN PRIMERA
Hoe realiseren we een toekomstvaste IT-architectuur waarbij we 'verbouwen' met de winkel open?
Onafhankelijk IT-advies van BCE
Primera had al een tijd de vraag hoe zij data meer voorspellend voor hun organisatie konden laten werken. Het hoofdkantoor van Primera is een servicegerichte organisatie die franchise-ondersteuning biedt aan de zelfstandige winkeliers. Ze willen graag meer inzicht in de communicatie tussen het hoofdkantoor, de ondernemers en de eindconsument. Zo willen zij de formuleverbetering verder uitbreiden, de winkels naar een hoger niveau brengen, onderscheidend zijn op de markt en nieuwe klanten bereiken. De bedrijfsstrategie die hieraan ten grondslag ligt ondersteunt deze visie en is verwoord in de drie krachtige pijlers: verbeteren, verrassen en vertellen.
Maar waar bevindt zich deze data en hoe maak je hier een kwalitatief plan voor? Primera zocht een externe partner voor deze taak. Een collega van de financiële afdeling had BCE horen spreken op een congres over IT-strategie en IT-architectuur. Na een kennismakingsgesprek bleek BCE de perfecte match.
Stapsgewijs werken naar het gewenste resultaat met een doelarchitectuur & handvatten voor IT, MT & bestuur
Toen is het vrij snel gegaan: vanuit BCE is Thomas van der Knijff (Business/IT Consultant) het applicatielandschap inclusief processen en datastromen in kaart gaan brengen, om een advies te vormen dat aansluit bij de bedrijfsstrategie van Primera.
Omdat Primera in de basis echt een servicegerichte organisatie is (franchise-ondersteuning richting de zelfstandige winkeliers) zijn veel applicaties maatwerk en ingericht vanuit de inhoudelijke behoefte. Data is daardoor vaak niet gebundeld gaat soms ‘verloren’. Hierdoor is het erg lastig om inzicht in de data te krijgen en deze voor Primera te laten werken.
Vanuit BCE is daarom (naast een rapport met concrete bevindingen en adviezen op proces- en detailniveau) het advies uitgebracht om een doelarchitectuur te formuleren. Dit biedt Primera de mogelijkheid om stapsgewijs te groeien naar het gewenste resultaat. Het proces van start tot advies heeft, door volle focus en medewerking vanuit Primera medewerkers en BCE, niet langer dan enkele weken geduurd.
Aansluitend op het advies is aan BCE de vraag gesteld dit verder te concretiseren. Deze concretisering omvatte o.a. een architectuurplaat, advies over te hanteren producten, een roadmap en handvatten voor IT, MT en bestuur om een besluit te nemen over dit ingrijpende traject.
Toen de 'go' op het plan kwam is BCE gevraagd om te ondersteunen bij het opzetten van een programmastructuur, de partnerselectie voor nieuwe softwareapplicatie en uiteindelijk ook het programmamanagement. Door de inhoudelijke betrokkenheid kon BCE daarnaast binnen de projecten ook meedenken over bijvoorbeeld innovaties in het ontwerp en kennis inbrengen bij het opstellen van specificaties.
Christel Teeuwen
Algemeen Directeur
“BCE blinkt echt uit in snel doorgronden hoe een bedrijf werkt, welke mensen er zitten en wat er nodig is om verder te komen: dat is knap en heel mooi om te zien.”
De aanpak: BCE vervult veel verschillende (IT)-rollen en heeft de juiste kennis in huis
Christel Teeuwen: “Wat ik zelf heel sterk vind aan BCE (en waar we ook veel van leren) is de manier van projectinrichting: de projectmatige aanpak van de inrichting van een stuurgroep, diverse werkgroepen, de overlegstructuur en planning die hier onder valt t/m de manier van rapporteren. Ze stellen daarnaast altijd de kritische vragen met als doel om je zelfstandig verder te brengen.”
Thomas is hierbij het meest zichtbaar en het eerste aanspreekpunt voor Primera. Hij betrekt indien nodig andere collega’s maar blijft altijd in de regie. Zo heeft BCE inmiddels diverse rollen bekleed, van adviseur, programmamanager en interim IT-manager. Joost van Bilsen (Partner, BCE) fungeert meer op de achtergrond als vraagbaak, QA en adviseur. Zo krijgt Primera altijd ‘het beste van BCE’ zonder dat het versnippert.
Christel: “Elke 2 maanden hebben we een overleg met z’n drieën waarin we kritisch kijken of we nog op koers zitten, hierin wordt inhoud onder de loep genomen, maar ook de structuur: hebben we de juiste mensen binnen het team, wie kan wat oppakken, hoe richten we het in met oog op de toekomst?”
Christel: “Ik heb het gevoel dat BCE altijd graag een stapje extra wil doen. Zo kwam Thomas (die inmiddels gezien wordt als volwaardig Primera-collega) afgelopen Kerst binnenlopen met een blauwdruk voor ons ICT-beleid, met de opmerking: ‘Ik heb geen Kerstpakket maar ik wil wel graag iets toevoegen op de inhoud.’ Vanuit BCE wordt er gewerkt met een template voor ICT-beleid, welke Thomas inhoudelijk heeft vormgegeven voor Primera en onder zijn arm heeft meegenomen. ICT-beleid stond zeker op de agenda maar hier waren we door alle ontwikkelingen nog onvoldoende aan toe gekomen. Als we dit zelf vanaf scratch hadden opgepakt dan waren we er veel meer tijd aan kwijt geweest.” Daarnaast kan je er bij BCE vanuit gaan dat het gaat om een onafhankelijk IT-advies, zonder vaste samenwerkingen met leveranciers. Ze kijken naar de beste oplossing voor Primera.”
Wat is jullie grote IT-vraag?
Een grote IT-vraag is vaak een grote organisatie vraag. Onze onafhankelijke IT-adviseurs kijken met frisse ogen naar de situatie en stellen de juiste vragen. Zo komen we tot verassende oplossingen. Bekijk in onderstaand interview wat Christel nog meer te zeggen heeft over de samenwerking met BCE, of neem contact met ons op. We horen graag wat jullie ambitie is!
Selectie is minstens zo belangrijk als adoptie. Iedereen wordt goed meegenomen
We houden graag de frisse, onafhankelijke blik van BCE dichtbij
Het is een mooi moment voor een interview, want de adoptie is in volle gang. De eerste afdeling (de servicedesk, waar alle vragen binnenkomen van ondernemers en eindconsumenten) is in de overgang naar het nieuwe systeem, wat binnen Primera onder de naam 'Columbus' door het leven gaat. Christel: “Vaak maak je iets en neem je vervolgens te weinig tijd om het team te begeleiden in het gebruik. Maar in een vroeg stadium heeft Thomas al benoemd dat we t.z.t. aandacht moeten besteden aan de adoptie, zonder toen nog te weten hoe en wat. We merken nu hoe belangrijk en waardevol het is om hier oog voor te hebben.”
Vanuit Primera hebben Hielco Spruijt en Leonie Buitenhuis, na maanden van bouwen, als product-owners training gegeven in Teams om de collega’s mee te nemen in het gebruik en de mogelijkheden van het systeem. Er zijn Quick Reference kaarten gemaakt waarop staat hoe mensen door de applicatie kunnen ‘lopen’. En er is gekeken naar een handige manier van het bundelen van binnenkomende vragen. Christel: “Dit is heel goed opgepakt door het team, daar mogen ze echt trots op zijn!”
De zomerperiode wil Primera gebruiken als evaluatieperiode. Ze zijn net gestart met een nieuwe leverancier en de uitrol van het systeem inclusief onderliggend platform. Het is goed om lering te trekken van waar het goed gaat en waar het beter kan. BCE ondersteunt ook hierbij in de opbouw van deze evaluatie. Het is een kunst om constructief kritisch te kijken naar jezelf en naar de leverancier. Na de zomer wordt gekeken naar de verdere uitbreiding van het programma en vervolgstappen vanuit de roadmap.
Christel: “Er is nog genoeg te doen en er zijn nog veel ambities! Maar het voelt heel goed dat de eerste stappen zijn gezet.” In de nabije toekomst zal ook gekeken worden naar teamuitbreiding en een nieuwe verantwoordelijke voor ICT. Christel: “Hoewel wij zelfstandigheid hoog in het vaandel hebben, heb ik ook gezien dat het goed is om de frisse en onafhankelijke blik van BCE dichtbij te houden en te onderhouden.”
Christel Teeuwen
Algemeen Directeur
“Ik heb het gevoel dat BCE altijd graag een stapje extra wil doen. Zo kwamen zij rond Kerst binnenlopen met een blauwdruk voor ons IT-beleid, met de opmerking: ‘We hebben geen Kerstpakket maar we willen wel graag iets toevoegen op de inhoud.’ Vanuit BCE wordt er gewerkt met een template voor IT-beleid, welke zij inhoudelijk hebben vormgegeven voor Primera en onder de arm mee hadden genomen.
IT-beleid stond zeker op de agenda maar hier waren we door alle ontwikkelingen nog onvoldoende aan toe gekomen. Als we dit zelf vanaf scratch hadden opgepakt dan waren we er veel meer tijd aan kwijt geweest.”
Over Primera
Primera is in 1991 gestart als coöperatie en heeft inmiddels meer dan 525 winkels in Nederland. Dit betekent dat zij alleen werken met zelfstandige ondernemers en hen ondersteunen vanuit een franchiseconstructie op het gebied van inkoop, marketing, winkelautomatisering, facturatie, winkelinrichting en begeleiding. Primera is een ‘gemakswinkel’, met vaak een belangrijke buurtfunctie door de combinatie van assortiment en dienstverlening die bij elkaar komen. Ze zijn de afgelopen jaren in staat geweest om een sterk merk te bouwen en toch ook de aandacht te behouden voor het lokale ondernemerschap.
Over Christel Teeuwen
Met ruim 16 jaar ervaring binnen de retail en Primera kent Christel alle ins en outs van de formule. Begonnen als hoofd marketing staat ze nu mede aan het roer van de Primera Coöperatie als Formuledirecteur, daarbij heeft ze o.a. ICT in haar portefeuille. Vanaf 1 oktober 2021 is zij de functie van Algemeen Directeur gaan vervullen.
Wij zijn volledig onafhankelijk
Wij zijn niet verbonden aan specifieke
IT-oplossingen of partnerships en zijn daardoor volledig onafhankelijk. Van ons dus geen mooie praatjes, puur omdat we er zelf aan kunnen verdienen. We kijken objectief naar de beste oplossing voor jouw ambities. Daarbij houden we een open blik en leggen we altijd meerdere opties naast elkaar. Zeldzaam in IT-land.
Meer weten?
Ontmoet onze IT-consultants of lees over de grote IT-vragen waar wij ons zoal mee bezig houden.
VERTEL ONS JOUW AMBITIE
