Wat is IT vendor lock-in
en hoe ga je ermee om?
IT-VENDOR LOCK-IN
IT vendor lock-in is de pijnlijke situatie waarin je zo afhankelijk wordt van een IT-leverancier dat overstappen praktisch onmogelijk of onbetaalbaar is. Kortom, je komt vast te zitten aan technologieën en organisaties die niet langer de perfecte match zijn… Met de volgende 20 tips sta je sterker.
1. Herken de verschillende gezichten van vendor lock-in
Je hebt vendor lock-in op technologie-niveau, bijvoorbeeld Microsoft of Salesforce. Je hebt vendor lock-in op implementatiepartner-niveau, bijvoorbeeld het enige IT-bedrijf dat een specifiek ERP-systeem implementeert in Nederland. Je hebt vendor lock-in op component-niveau, bijvoorbeeld een implementatiepartner die een component/module heeft geïntegreerd van een 3e partij (waardoor de oplossing ineens tóch niet meer zo generiek is). Het kennen van deze niveaus is de eerste stap naar grip.
2. Begrijp waarom vendor lock-in nú relevant is
Voordat vendor lock-in voor een onnodig abstract of filosofisch debat zorgt, is de hamvraag waarom dit een relevant gespreksonderwerp is/werd. Welke problemen of risico’s zijn er waardoor je het juist nu over vendor lock-in wilt hebben?
3. Accepteer dat bewuste lock-in niet slecht hoeft te zijn
Strategie draait om keuzes. Bewust gekozen kan een vendor lock-in zelfs voordelen hebben. Zolang je in deze relatie voldoende tijd & aandacht (en geduld) investeert, zul je het begrip vendor lock-in wellicht nooit in de mond nemen.
4. Ken de verschillen tussen type IT-leveranciers
McKinsey’s strategic sourcing matrix is een ‘must have’-model om IT-leveranciers in 4 groepen in te delen en daar een passende stijl & strategie vanaf te leiden. Je gaat natuurlijk anders om met de inkoop van Microsoft 365-licenties dan keuze voor de implementatiepartner die al jouw bedrijfsprocessen in SAP gaat inrichten.
5. Kies bewust: single-vendor of multi-vendor?
Je hoeft natuurlijk helemaal niet met één IT-leverancier te werken en daarmee een enorme afhankelijkheid te creëren. Heb je de voors & tegens van meerdere IT-leveranciers al eens naast elkaar gezet? Niemand zegt immers dat je zowel hosting, AI-modellen, dataplatform, integratieplatform (en meer) allemaal bij Google moet neerleggen…
6. Voorkom gelaagde afhankelijkheden
Vermijd situaties waarin je – op hetzelfde moment – afhankelijk bent van zowel de technologie-leverancier, de implementatiepartner van de technologie als 3rd party componenten. De optelsom van zeldzame technologie, exclusieve implementatiepartner en unieke maatwerkcomponenten is vaak fataal gebleken.
7. Investeer in architectuur
Een sterk IT-landschap en een krachtige IT-organisatie ontstaan niet, maar worden bedacht. Vendor lock-in kan het pijnlijke gevolg zijn van gebrekkig of ontbrekend architectuurdenken. In dat geval komt het als vervelende verrassing in plaats van manifestatie van een bekend risico.
8. Beperk maatwerk tot het noodzakelijke
Zorg dat maatwerk – ongeacht of het high-/low-/no-code betreft – niet leidt tot afhankelijkheid van één IT-leverancier. Veronderstellend dat standaardsoftware geen optie is, investeer dan in ieder geval in overdraagbaarheid van het maatwerk.
9. Weet wat wel/niet jouw intellectueel eigendom (IE) is
Bij SaaS is meestal kristalhelder dat je ‘slechts’ een dienst afneemt en beslist geen eigenaar bent van de software. Echter, bij maatwerk ligt dat anders. Heb je 100% scherp wat wel/niet van jou is? Zo niet, dan liggen er pijnlijke & dure verrassingen op de loer bij een exit.
Vendor lock-in is niet altijd te voorkomen, maar wat je wel kunt voorkomen is dat je vergeten bent deze tips tactisch toe te passen 😉
Met als effect: meer grip
op je IT.
Wil je weten of bij jullie alles goed geregeld is?
Wij ondersteunen je bij selectietrajecten, contractering en de implementatie van IT-oplossingen. Ook kunnen we met jullie meekijken of je zo goed mogelijk beschermd bent tegen een vendor lock-in. Maak een afspraak voor een vrijblijvend gesprek!
10. Overweeg een escrow-regeling
Hoewel bij een escrow-regeling in eerste instantie vaak wordt gedacht aan faillissement van de IT-leverancier, is het ook een verschilmaker in situaties waarin de klant overstapt naar een andere IT-leverancier. De escrow zorgt er namelijk voor dat de klant – zonder de hulp van de huidige leverancier – alles al in handen heeft voor een soepele transitie.
11. Controleer data-exportmogelijkheden
Zorg ervoor dat je precies weet welke data je in welke vorm uit het systeem kunt halen, op welke manier je dit kunt doen, hoelang je dit kunt doen en waar je eventueel de hulp van de IT-leverancier bij nodig hebt. Zo kun je altijd zonder problemen verder en gaat geen data verloren.
12. Regel prijsindexering vooraf
Voorkom onverwachte prijsstijgingen door maximale prijsverhogingen expliciet in het contract op te nemen. Het komt nog te vaak voor dat sterke prijsstijgingen (mogelijk door gewijzigde licentiemodellen) de trigger is om afscheid te nemen van een IT-oplossing.
13. Beheer contracten actief
Houd contracten met IT-leveranciers nauwlettend in de gaten. Zorg voor duidelijke afspraken (niet alleen over prijzen!), monitor de naleving en maak – waar relevant – aanvullende afspraken tijdens de looptijd van contracten. Als je op een later moment nog een nieuw of aangescherpt inzicht krijgt, dan moet je dat gewoon bespreekbaar maken, toch?
14. Werk direct een exit-strategie uit
Begin bij het einde. Maak aan het begin al het stappenplan voor een toekomstige scheiding. Doe dit samen met de IT-leverancier. Nu kun je dit samen nog in alle positiviteit doen! En bepaal dan ook direct wat de redenen zijn om afscheid te nemen: wanneer ga je de exit-strategie eigenlijk nodig hebben?
15. Maak afspraken over overstapkosten
Als je, in de genoemde exit-strategie, in het midden laat wat het op uur U kost om over te
stappen, dan weet je een ding zeker: de ‘oude’ IT-leverancier zal in geval van een scheiding geen enkele schroom hebben om torenhoge rekeningen te sturen.
UITGELICHT | CASE
Een Nederlands MKB-bedrijf had een eigen 'alles-in-één-applicatie' gebouwd in een specifieke programmeertaal. De oorspronkelijke ontwikkelaar werkte vroeger in loondienst, maar werd inmiddels als ZZP'er ingehuurd. Hoewel de programmeertaal zelf nog populair is, waren er geen frameworks gebruikt. Simpel gezegd: de gehanteerde structuur en manier van programmeren zijn nogal ongebruikelijk. Dit leidde tot een dubbele lock-in: een unieke maatwerkapplicatie en maar één persoon die er echt iets van snapt. Het MKB-bedrijf zat met de handen in het haar. Wat nu?! Door het toepassen van deze tips hebben we de organisatie begeleid naar een duurzame oplossing.
Wil je weten of jullie goed beschermd zijn tegen een vendor lock-in?
We kijken graag met jullie mee. Maak een vrijblijvende afspraak en krijg grip op je IT.
16. Regel een ‘right to audit’
Spreek af dat je tussentijds (eventueel door een externe partij) kan controleren of de leverancier zich aan de ontwikkelstandaarden, kwaliteitseisen, documentatie-afspraken en meer houdt. Maar let op, als je alleen van dit recht gebruikt maakt als de relatie neerwaarts gaat, dan maak je daarmee wel een statement…
17. Kies voor professioneel inkoop- & selectietraject
Een zorgvuldig inkoop-/selectieproces vermindert de kans op toekomstige problemen. In glasheldere taal: als je de juiste technologie & implementatiepartner kiest, zul je vermoedelijk nooit over vendor lock-in praten. Inkoop is echt een vak en inkoop van IT-oplossingen is een complex expertisegebied binnen dat vak. Onderschat het niet.
18. Betrek juristen vroegtijdig
De manier om IT-juristen de meeste waarde te laten toevoegen is niet helemaal aan het einde (als eigenlijk alles al in kannen & kruiken is) en iedereen hen als vertragende factor ziet. Betrek ze daarom helemaal aan het begin!
19. Evalueer continu
Durf het eerlijke gesprek te voeren. Wees niet die organisatie die het stiekem wel over vendor lock-in heeft maar niet het gesprek aangaat. Voorkom door regelmatige (evaluatie)gesprekken dat het begrip vendor lock-in überhaupt als begrip begint te leven en groeit.
20. Vergroot je invloed met een gebruikersalliantie
Organiseer afstemming met/tussen andere klanten van dezelfde IT-leverancier. Samen kun je verrassend veel invloed uitoefenen op de IT-leverancier, bijvoorbeeld hun roadmap, werkwijze, enzovoort.
Wij zijn volledig onafhankelijk
Maak een vrijblijvende afspraak!
Wij ondersteunen je bij het selectietraject, de contractering en de implementatie van IT-software. Daarnaast kijken we graag mee of de bovenstaande punten goed zijn ingericht of verbeterd kunnen worden. Zo krijg je meer grip op jullie IT.
Wij zijn niet verbonden aan specifieke
IT-oplossingen of partnerships en zijn daardoor volledig onafhankelijk. Van ons dus geen mooie praatjes, puur omdat we er zelf aan kunnen verdienen. We kijken objectief naar de beste oplossing voor jouw ambities. Daarbij houden we een open blik en leggen we altijd meerdere opties naast elkaar. Zeldzaam in IT-land.